El centro ha decidido utilizar Google Suite For Education, pero ahora hay que gestionar muchas cuentas. Hay que dar de alta a los nuevos usuarios (alumnos y profesores), y dar de baja a los que abandonan el centro, lo cual se puede convertir en una ardua tarea.

¿Qué permite Google Suite a los Administradores?

Importar masivamente cuentas de alumnos a partir de ficheros de texto csv.

Exportar a fichero de texto los datos de todas las cuentas existentes.

¿Cómo identificar un usuario sin posibilidad de error?

No nos vale el nombre y los apellidos, porque estos pueden variar de un curso a otro dependiendo de cómo lo escriban en Secretaría. Mayor es el problema para aquellos nombres o apellidos compuestos, o los que son del tipo “Del” o “De La”. El campo que debemos utilizar para identificar un alumno es el número de identificación del alumno (NIA).

¿Qué debe poder hacer un sistema para gestionar las cuentas de classroom?

A partir de un listado proporcionado por el sistema de gestión del centro (SICE o Raices), y mediante comparación con el listado del curso anterior, obtener: los nuevos usuarios, y los usuarios que se dan de baja.

Generar automáticamente una contraseña para los usuarios. Lo recomendable es que el sistema utilice un algoritmo que utilice, aspectos como letras del nombre y apellidos, longitud de los mismos, o incluso el código ASSCII de esas letras.

Generar un archivo de texto con los nuevos usuarios, con la estructura adecuada para poder ser importado directamente desde la consola de administración de Google Suite.

¿Qué no se puede hacer aún de forma automática con G Suite?

A partir de un archivo de texto con usuarios que ya no están en el centro educativo, poder detectarlos en el sistema de G Suite, y suspenderlos o eliminarlos de forma automática.

¿Mi solución?

Utilizar Microsoft Access. Te permite gestionar datos, programar la obtención de contraseñas y la exportación a ficheros de texto.


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